Aussi bien auprès de la direction que des équipes. Vous devez également définir toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin comme les gestions des congés, des absences, des notes de frais, des plannings, les entretiens professionnels et individuels, etc. archiver les justificatifs pour être en conformité avec la loi, rendre les règles de congés ou la politique de dépenses accessibles à tous les collaborateurs pour gagner du temps…. Plusieurs acteurs devront porter ce projet pendant plusieurs mois, provenant de différents services (direction, services RH, informatique, financier, collaborateurs etc). Découvrez les intégrateurs Lucca, Devenir partenaire Sont-ils satisfaits des méthodes actuelles (de demandes de congés ou de gestion des notes de frais) ? Prescrivez ou vendez des solutions Lucca, Je soumets mon projet Dans le cadre de la future mise en place d’un logiciel de gestion des ressources humaines (GRH), les managers et responsables SIRH doivent savoir établir leurs priorités. Les types de contrats, les avantages . Les données à traiter : les identifier, les classer et les hiérarchiser Fiabiliser la reprise de données pour réussir l'étape d'informatisation des données Les étapes clés de la mise en oeuvre du SIRH : conception, recette, pilote, communication Il est important d’avoir la bonne équipe pour piloter le projet SIRH. En simplifiant et facilitant les processus et la gestion administrative, le système d’information des Ressources Humaines participe donc à remettre l’humain au centre de … Les entreprises qui ont mené avec succès un projet de mise en place d’un SIRH respectent généralement les principes suivants : Les facteurs clés de succès d’un projet SIRH Impliquer l’ensemble des parties prenantes clés dans le design et l’implémentation du changement (Finance, Juridique, Achats, IT, Managers, Employés…). Voici trois grandes étapes préliminaires à intégrer dans votre gestion de projet SIRH. Depuis quel environnement : iOS, Android ? Les différentes étapes du projet vous permettront de choisir l’outil SIRH qui répondra à vos besoins et assureront la réussite de sa mise en place dans votre entreprise. Opter pour le logiciel SIRH le plus adapté. SIRH : quelles sont les étapes de la conduite du changement ? Pour minimiser les réticences, vous  ne devez pas hésiter à communiquer les bénéfices individuels et communs profitables à chacun des collaborateurs. La première étape consiste à réaliser un audit de ce qui est déjà en place au sein de l’entreprise comme les outils RH, les processus ainsi que les pratiques déjà applicables en gestion de projet.  Avant de mettre en place le SIRH, vous devez vous assurer que tous les acteurs du projet puissent être mobilisés. Plus vous êtes impliqué(e) dans le projet, plus les salariés s’impliquent également. Combien de temps passent-ils à déclarer une dépense ou leur temps de travail quotidien ? S’organiser pour réussir. Les enjeux liés aux collaborateurs de l’entreprise sont en majorité individuels puis collectifs. Cette étape constituera le socle du projet. Le schéma ci-dessous représente un exemple de modèle de gestion de données via des systèmes d’information disparates comparé à celui d’un SIRH unique. Élaborer le cahier des charges en adéquation avec les enjeux de l'entreprise. Comptez 6 à 24 mois pour mûrir vos besoins, choisir votre solution SIRHet la déployer. Amélioration de la démarche 7. Réaliser un état des lieux 2. En savoir plus sur Lucca, Notre communauté Trouvent-ils des processus pénibles ou complexes à réaliser ? Les données traitées, la couverture fonctionnelle attendue ou encore l'étendue des services doivent être inscrites dans le cahier des charges. Pour un grand nombre d’entreprises, l’objectif de mise en œuvre d’un logiciel SIRH vise à améliorer les gains et la productivité. « Le système d’infomation ressources humaines (SIRH) ressemble de plus en plus à un gigantesque jeu de Lego®. Anticiper pour : 1. Rater l’implication de ses salariés quand on implémente un SIRH est assez facile : 1. Figure 1 - Vision globale des étapes d'un projet d'éducation ou de … Piloter la mise en œuvre du SIRH. Vous pouvez simplement préparer une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants : Décrivez précisément les missions du service RH et surtout celles que vous ne pouvez pas mener à bien faute de temps ou d’outils. Vous pourrez ainsi bénéficier de leur expertise pour mieux identifier les besoins transversaux de votre entreprise. Pour ce faire, il vous faut lister de manière exhaustive chacune des tâches administratives RH à réaliser par les collaborateurs. L’état des lieux fonctionnel : comment les données sont-elles stockées et utilisées? La mise en place d’un SIRH Donner à votre projet les meilleures chances de succès R PAIE -C www.cavelex.com - Cave Lex - SAS au capital de 25 000 € - Siret 518 225 560 00011 - forhmaction@cavelex.com La paye est-elle internalisée ou externalisée ? En amont de la mise en place effective du système, différents stades sont à opérer dans la mise en œuvre de la solution. De l’identification de vos besoins à la mesure du ROI, en passant par le déploiement de la solution, vous connaissez maintenant toutes les étapes pour réussir la mise en place de votre SIRH. Vous pouvez désormais partir à la recherche d’un outil SIRH pour vous y aider. Les 3 premières étapes vers un SIRH: 1. Selon son contexte, ses pratiques, sa culture, ses salariés, on peut, d’une part, décider d’y aller progressivement (ce qui va se traduire par une approche par lots fonctionnels, avec une mise en place des processus fortement étalée) ou en mode Big Bang (ici, il s’agit d’enclencher un déploiement très rapide et donc de lancer pratiquement tous les modules en même temps). En effet, la mise en place d’un SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles. Le rétroplanning constitue aussi un point important à ne pas négliger pour avoir un suivi budgétaire précis. Prenons l’exemple de la gestion des notes de frais ci-après. crédit des jours de récupération par le manager. Parce que le futur SIRH sera utilisé par l’ensemble des services (gestion des absences notamment), la pédagogie n’est pas de trop. Les précédentes étapes du projet vous ont aidé à déterminer ce qui devait changer dans votre entreprise. Mettre en place un service RH fait appel à tous les aspects de la gestion des ressources humaines. Un logiciel RH a un impact sur de nombreux services (finances, informatique…) et niveaux de responsabilités (collaborateurs, managers, administrateurs…). un sondage qui remonte l’insatisfaction de vos collaborateurs, des retards systématiques sur les déclarations de dépenses ou de suivi des temps, Transmettre la note de frais au service financier, Saisir la note de frais dans les écritures comptables. Remplissez le formulaire. Voici les 5 étapes clés d’un projet SIRH … Désormais, c’est le SIRH qui se charge de l’automatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et d’améliorer leur suivi. Le service comptable reçoit les notes de frais très tard, ce qui accroît sa charge de travail en fin de mois. Vous devez également intégrer la direction des systèmes d’informations (DSI), afin de vous aider à déployer les outils dont vous aurez besoin pour le projet. La bonne tenue des données RH des salariés a également une incidence sur la gestion financière et le système d’information de l’entreprise. Oublier d’observer, analyser et comprendre les processus existants 2. La première étape d’un projet d’assistance à maîtrise d’ouvrage consiste en une phase d’observation : l’analyse de l’existant. Mise en place d’un SIRH : 5 étapes à suivre pas à pas 1. Les enjeux des Ressources Humaines sont multiples et fondamentaux pour le bon fonctionnement global d’une entreprise. Cartographier et préparer les phases du projet. Les différentes étapes à suivre pour un projet SIRH à succès. Avant de rentrer dans le vif des étapes d'un projet SIRH, un temps d’analyse est nécessaire. Analyse de vos besoins fonctionnels… Préciser la méthodologie de mise en place d'un SIRH (Système d'Information RH). Il est important qu’une équipe soit dédiée, avec si possible un chef de projet, afin d’optimiser votre temps et d’identifier les besoins de chacun. Afin d’optimiser le traitement des ressources humaines, il est essentiel … Les gestionnaires d’entreprises d’expérience auraient surement le conseil suivant pour vous : … Elaboration d’un plan d’actions RSE 4. Mise en œuvre et communication interne 5. Commencez d’abord par sonder l’ensemble des collaborateurs : L’une des étapes d’un projet SIRH consiste à identifier les processus existants pouvant être optimisés. Clairement, l’approche par lots fonctionnels retient la préférence d’environ un tiers des entrepris… Il se chargera du respect du budget déjà établi par l’équipe SIRH en amont. Désormais, c’est le SIRH qui se charge de l’automatisation de la plupart des tâches des ressources humaines et d’améliorer leur suivi. Vérifier la bonne conduite du projetentre les différents départements internes ou a… Avec la transformation digitale, les métiers des RH ont également mué. Qui a accès aux informations? La mise en place d’un SIRH (Système d’information des Ressources humaines) est toujours un moment délicat dans la vie d’une entreprise.En effet, ce type de solution impacte largement l’ensemble des services et du personnel. En amont de la mise en place d’un projet SIRH, il est primordial de cadrer votre projet car il conditionne sa bonne implémentation. S’assurer d’une bonne ergonomiedu poste de travail : évaluer et analyser le futur environnement et les conditions de travail du collaborateur. Diagnostiquer son système actuel et exploiter des pistes d'optimisation des outils RH. S’organiser pour réussir. Vous devenez votre propre ambassadeur. Ce budget doit être travaillé avec minutie, avant de sélectionner l’éditeur le plus en adéquation avec vos besoins. Elle peut passer par la communication interne, voire des formations dispensées par les futurs intégrateurs. Toutefois, l’un des éléments les plus importants reste la communication que vous en faites à vos collaborateurs. 3. Commencez par réaliser un audit pour passer en revue l’existant : les processus RH, les outils RH, les pratiques en place, etc. Afin de bien cerner les enjeux du projet, il est important de s’imprégner du contexte, des problématiques du client, et des acteurs concernés. La production des différents documents contractuels liés aux étapes méthodologiques d’un projet SIRH est importante également en terme de responsabilité et donc d’affectation des coûts liés à la découverte d’une anomalie. Tous ces oublis peuvent générer de réels freins au chan… Rédiger un cahier des charges 3. Réaction en chaîne, le remboursement des notes de frais tarde à son tour. Constitution d’une équipe projet 2. Il ne s’agit pas d’utiliser le logiciel le plus populaire, mais d’opter pour le logiciel qui correspond à vos besoins et à vos attentes. Ceux-ci sont décrits tout au long de ce guide. Certaines tâches sont-elles trop chronophages ? accès aux soldes prévisionnels des congés des équipes. Travaillez en plusieurs phases, par briques fonctionnelles et installer les modules progressivement. validation directe depuis le planning ou un email de notification ou validation sur deux niveaux. La mise en place d’un SIRH permet de gagner en efficacité en réalisant moins d’administratif dans toutes les strates de l’entreprise. Cette entité gérera également les licences informatiques et les SI pour vous aider à faire face aux problèmes techniques. Une cartographie vous aidera à identifier plus aisément les chantiers sur lesquels travailler : La mise en place d’un SIRH n’est pas un projet que l’on mène uniquement dans le but de faciliter la vie du service RH et des collaborateurs. Font-ils face à des problèmes récurrents ? Un des principaux enjeux humains est de donner du sens afin de montrer que le projet est en phase avec la stratégie de l'entreprise et démontrer que le projet apporte de l'efficience dans l'organisa… Constituer la bonne équipe pour le projet SIRH, 3. Recherche et sélection de l’éditeur de logiciel RH 4. Cette étape vous permet d’identifier les points problématiques avec plus de facilité. Le SIRH est le système d’information de gestion des ressources humaines (RH). Pensez également à évangéliser l’entreprise en interne le plus tôt possible pour accompagner vos collaborateurs à l’utilisation de ce nouvel outil. L’état des lieux technique : quel logiciel de paie ou de comptabilité utilisez-vous ? Nous vous recommandons donc d’impliquer dès le départ le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur du Système d’Information (ou les personnes qui remplissent ces fonctions si ces postes n’existent pas dans votre entreprise). Vous l’aurez compris, l’implantation du SIRH est un gros chantier qu’il convient de préparer et d’accompagner avec précaution. relance automatique des demandes non validées. Les 5 étapes clés de la mise en place d’un SIRH ... En effet, la mise en place d’un SIRH nécessite des connaissances à la croisées entre plusieurs disciplines, à la fois techniques, légales et opérationnelles. Pour profiter pleinement de ses nombreux avantages , il est essentiel de procéder à un déploiement en bonne et due forme . D’ailleus, l’offe logicielle est devenue pléthorique. Pour réussir la mise en place de votre SIRH, vous devez avant tout mobiliser des ressources et des expertises variées. Vous devez donc faire un checklist de ce dont vous avez besoin, en anticipant les besoins futurs. Le choix de la mise en place d’un SIRH concerne tout le monde dans l’entreprise. Lorsqu’un effectif dépasse les 30 salariés, la mise en place d’un SIRH devient cruciale pour une entreprise. Aujoud’hui, le SIRH bénéficie d’un nouvel esso avec les nouvelles technologies de l’infomation et de la communication (NTIC). Il faut en effet identifier ce qui peut être perfectible dans vos processus actuels pour assurer la réussite de sa mise en place. Accompagné de plusieurs témoignages de consultants expérimentés, ce guide a pour objectif de vous donner un ensemble de conseils, d’astuces, ou d’écueils à éviter pour réussir l’implémentation de votre solution SIRH.La gestion de projet SIRH demande beaucoup d’organisation et de rigueur. Gestion des entretiens et suivi des objectifs, Distribution dématérialisée des bulletins de paie, Les 3 solutions essentielles pour constituer votre SIRH, À propos Généralement, l’équipe doit être composée de plusieurs membres des directions de ressources humaines, de la direction de l’entreprise pour la validation de certaines décisions et du budget alloué au projet. Qui valide ? Un projet de transformation RH ne peut se faire sans une étude prospective au préalable, afin de mesurer les changements qui vont s’opérer et évaluer leurs différents impacts. Cela vous permettra également de rassembler toutes les informations en rapport avec le service RH. Les 5 étapes clés de la mise en place d’un SIRH, 2. Au moment de s’équiper, certaines sociétés en profitent pour moderniser et automatiser l’ensemble de leurs processus administratifs et optent pour une suite intégrée (aussi appelée ERP). Il est nécessaire de satisfaire leurs besoins et comprendre leur fonctionnement en tant qu’individu pour assurer la réussite d’un projet SIRH. La mise en place d’un outil si complexe comme CRM Bitrix24 demande non seulement l’effort technique mais aussi l’effort organisationnel de la part du client et de la personne qui effectue l’implantation. Grâce à ce système qui repose sur un ensemble de logiciels, les décisions prises par les managers RH gagnent en qualité et, par conséquent, les employés deviennent plus efficaces. Lors de la mise en place d’un SIRH, il y a des étapes clés à respecter : l'identification des besoins, le cahier des charges, l'étude des offres, la sélection du SIRH, la planification du déploiement…. Présentation de l’entreprise : nombre d’établissement, organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, perspective de recrutements…. 2. Certaines fonctionnalités considérées comme moins pertinentes sont parfois indispensables pour le bon fonctionnement de l’entreprise. La personne doit avoir la capacité de mener une équipe et être le bon interlocuteur entre le service RH et l’éditeur du SIRH. Il est également primordial de connaître les attentes de tous collaborateurs de ce nouveau dispositif. La mise en place de ce projet créera des modifications dans les habitudes de travail sur des actions sensibles : congés, paie etc. Il faut en premier lieu le sponsor de la … Le SIRH est l’une des artères de l’organisation interne de l’entreprise. Mettre en place ou changer de SIRH (système d’information des ressources humaines) représente un enjeu majeur pour une entreprise, car une telle évolution impacte la plupart des services (recrutement, formation ou encore gestion de la paie) et, par extension, des collaborateurs. Ne pas prendre en compte les feedbacks ou les propositions d’amélioration des utilisateurs. Voici les 5 étapes clés d’un projet SIRH dans votre société. Dans un univers du management en entreprise et des ressources humaines largement diversifié, les professionnels se doivent d’être polyvalents et de plus en plus réactifs. La convention collective : l’accord de branche ou l’accord d’entreprise négocié. Vos collaborateurs ont-ils besoin d'avoir accès au SIRH depuis un téléphone portable? L’élaboration et la mise en place d’un cahier des charges répondent à des impératifs hautement nécessaires pour la vie de l’entreprise. En le communiquant, vous enlèverez des doutes auprès de vos collaborateurs sur les changements qui se déroulent dans l’entreprise. La réussite de votre projet SIRH dépend également du respect de différentes phases : 1. Déployer un SIRH, c’est opérer un premier arbitrage. Spécifiez le temps que prend la tâche ainsi que sa forme (papier, excel, mail…). Les managers attendent le dernier moment pour s’atteler à la tâche et valident le plus souvent sans vérifier les notes de frais de leur équipe. Etablir le budget et mettre en place un rétroplanning, 4. Plusieurs méthodes peuvent ê… 2. Dans ce contexte, il est important de suivre certaines étapes qui sont prévues par la méthodologie de … 3. Grâce à l’appui de solutions innovantes, le secteur des RH et particulièrement celui des SIRH profitent de nombreux atouts. délégation de la validation en cas d'absence du manager. Les collaborateurs n’ont pas accès à la politique de dépenses, font des erreurs dans les déclarations ou joignent des justificatifs non valables. Les Ressources humaines ont pour objectif la gestion administrative du personnel de l’entreprise, son pilotage ainsi que son évolution professionnelle. Quelles son… La décision et la mise en place d’un tel système sont longues. Le 17/03/2014 Un SIRH, par où commencer ? Ne pas comprendre comment eux vont l’utiliser au jour le jour ; 4. Cette fonctionnalité est-elle : obligatoire, importante, facultative, urgente, modérément prioritaire, pouvant être reportée ultérieurement…. Il faut en effet identifier ce qui peut être perfectible dans vos processus actuels pour assurer la réussite de sa mise en place.. En effet, débuter son projet sans prendre du recul sur ses méthodes revient à coudre un vêtement sans prise de mesures ni patron… il risque de ne pas être ajusté. Valorisation des résultats RSE obtenus vis‐à‐vis de l’ensemble des parties prenantes Les 7 étapes de la démarche RSE Temps La technique de la cartographie des processus est particulièrement adaptée pour vous aider à obtenir une vision globale de vos méthodes. Comment intégrer un système d’information et de gestion des ressources sirh 1. Il faut en premier lieu le sponsor de la … La mise en place d’un SIRH accompagne l’humain, cette valeur capitale de votre entreprise, qui repose sur les compétences et la richesse de vos équipes. Définir le périmètre du projet. Il doit également améliorer les conditions de déploiement du département RH. Il doit s’intégrer facilement à votre système d’information, facile à prendre en main et favoriser les échanges d’informations internes (échanges entre collaborateurs, processus de validation, etc.).
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